Polityka Prywatności

§ 1

1. „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej jako Polityka) stanowi zbiór zasad, wymogów i regulacji ochrony danych osobowych stosowanych przez M KIDS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie przy ul. Twardej 18, 00-105 Warszaw, NIP: 5252932088, REGON: 523708116, dalej jako Prowadzący działalność.

2. Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).

§ 2

Polityka zawiera:

  1. opis zasad ochrony danych obowiązujących u Prowadzącego działalność,
  2. odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach).

§ 3

1. Za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialny jest Prowadzący działalność.

2. Prowadzący działalność powinien też zapewnić zgodność postępowania kontrahentów z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, w wypadku gdy przekazuje im dane osobowe.

§ 4

Skróty i definicje

Polityka – niniejsza Polityka ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).

Dane – dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

Dane wrażliwe – dane specjalne i dane karne.

Dane specjalne – dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.

Dane karne – dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.

Dane dzieci – dane osób poniżej 16. roku życia.

Osoba – osoba, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

Podmiot przetwarzający – organizacja lub osoba, której prowadzący działalność powierzyła przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość).

Profilowanie – dowolna forma zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

Eksport danych – przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

IOD lub Inspektor – Inspektor Ochrony Danych Osobowych.

RCPD lub Rejestr – Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.

Prowadzący działalność – M KIDS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

uodo - ustawa z dnia …….. 2018 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2018r. poz. ze zm.).

§ 5

Zasady ochrony danych

1.Prowadzący działalność przetwarza dane osobowe w oparciu o:

  1. legalność − Prowadzący działalność dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem,
  2. bezpieczeństwo − Prowadzący działalność zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych podejmując stale działania w tym zakresie,
  3. prawa Jednostki − Prowadzący działalność umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje,
  4. rozliczalność − Prowadzący działalność dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność z RODO.

2. Prowadzący działalność przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:

  1. w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm),
  2. rzetelnie i uczciwie (rzetelność),
  3. w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność),
  4. w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja),
  5. nie więcej niż potrzeba (adekwatność),
  6. z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość),
  7. nie dłużej niż potrzeba (czasowość),
  8. zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).

3. Prowadzący działalność dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych (inwentaryzacja), w tym:

  1. przypadków przetwarzania danych specjalnych i danych „kryminalnych” (dane wrażliwe),
  2. przypadków przetwarzania danych osób, których Prowadzący działalność nie identyfikuje (dane niezidentyfikowane/UFO),
  3. przypadków przetwarzania danych dzieci,
  4. profilowania,
  5. współadministrowania danymi.

4. Prowadzący działalność opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych (Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych.

5. Prowadzący działalność zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:

  1. utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,
  2. inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Prowadzącego działalność.

6. Prowadzący działalność spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:

  1. przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków,
  2. weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających,
  3. zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO i dokumentowane,
  4. stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.

7. Prowadzący działalność stosuje metody zarządzania minimalizacją (privacy by default), m. in.:

  1. zarządza adekwatnością danych,
  2. zarządza dostępem do danych,
  3. zarządza okresem przechowywania danych i dokonuje weryfikacji dalszej przydatności.

8. Prowadzący działalność zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:

  1. przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii,
  2. przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie,
  3. dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka,
  4. posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji,
  5. stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych − zarządza incydentami.

9. Prowadzący działalność stosuje zasady doboru podmiotów przetwarzających dane na jego rzecz, wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.

10. Prowadzący działalność weryfikuje, czy nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Lichtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.

11. Prowadzący działalność zarządza zmianami mającymi wpływ na prywatność (Privacy by design). W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji Prowadzącego działalność uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.

12. Prowadzący działalność weryfikuje, kiedy zachodzą przypadki przetwarzania transgranicznego oraz ustala wiodący organ nadzorczy i główną jednostkę organizacyjną w rozumieniu RODO.

§ 6

Inwentaryzacja

1. Prowadzący działalność identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane wrażliwe (dane specjalne i dane karne) oraz utrzymuje mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania danych wrażliwych.

2. Prowadzący działalność identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.

3. Prowadzący działalność identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych i utrzymuje mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem.

4. Prowadzący działalność identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z RODO.

§ 7

Rejestr Czynności Przetwarzania Danych

1. Rejestr Czynności Przetwarzania Danych (RCPD) stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.

2. Prowadzący działalność prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.

3. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Prowadzącemu działalność rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.

4. W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Prowadzący działalność uznał za odrębną dla potrzeb Rejestru, odnotowuje co najmniej: (i) nazwę czynności, (ii) cel przetwarzania, (iii) opis kategorii osób, (iv) opis kategorii danych, (v) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Prowadzącego działalność, jeśli podstawą jest uzasadniony interes, (vi) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających), (vii) informację o przekazaniu poza EU/EOG; (viii) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.

5. Wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 1 do Polityki – „Wzór Rejestru Czynności Przetwarzania Danych”. Wzór Rejestru zawiera także kolumny nieobowiązkowe. W kolumnach nieobowiązkowych Prowadzący działalność rejestruje informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść Rejestru ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i rozliczenie się z niej.

§ 8

Podstawy przetwarzania

1. Prowadzący działalność dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.

2. Wskazując ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne/władza publiczna, uzasadniony cel Prowadzącego działalność) Prowadzący działalność dookreśla podstawę w czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody wskazując na jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując na konkretny przepis i inne dokumenty, np. umowę, porozumienie administracyjne, żywotne interesy – wskazując na kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, uzasadniony cel – wskazując na konkretny cel, np. marketing własny, dochodzenie roszczeń.

3. Zgoda osoby, której dane dotyczą jest zawsze potrzebna, jeżeli nie istnieje żadna inna przesłanka legalności przetwarzania określona w art. 6 RODO.

4. W przypadku zbierania danych osobowych od osoby, której one dotyczą, Prowadzący działalność jest zobowiązany poinformować tę osobę o:

  1. adresie swojej siedziby i pełnej nazwie,
  2. celu zbierania danych, a w szczególności o celach znanych w czasie udzielania informacji, przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych,
  3. prawie dostępu do treści swoich danych, usuwania, poprawiania, przenoszenia i wnoszenia sprzeciwu,
  4. dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej,
  5. dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo danych.

5. Poinformowanie powinno mieć charakter indywidualny w tym znaczeniu, iż nie może być zastąpione, np. ogłoszeniem czy też adnotacją umieszczoną w regulaminie, jeśli osoba nie ma możliwości bezpośrednio zapoznania się z jego treścią.

6. Zgoda winna spełniać warunki określone w art. 7 RODO.

7. W przypadku zbierania danych osobowych nie od osoby, której dane dotyczą, Prowadzący działalność jest zobowiązany poinformować tę osobę o:

  1. adresie swojej siedziby i pełnej nazwie,
  2. celu i zakresie zbierania danych, a w szczególności o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych,
  3. źródle danych,
  4. prawie dostępu do treści swoich danych, usuwania, poprawiania, przenoszenia i wnoszenia sprzeciwu,
  5. dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo danych.

§ 9

Sposób obsługi praw jednostki i obowiązków informacyjnych

1. Prowadzący działalność dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.

2. Prowadzący działalność ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej Prowadzącego działalność informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu z Prowadzącym działalność w tym celu, ewentualnym cenniku żądań „dodatkowych” itp.

3. Prowadzący działalność dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.

4. Prowadzący działalność wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.

5. W celu realizacji praw jednostki Prowadzący działalność zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez niego, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany.

6. Prowadzący działalność dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.

§ 10

Obowiązki informacyjne

1. Prowadzący działalność określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.

2. Prowadzący działalność informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.

3. Prowadzący działalność informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.

4. Prowadzący działalność informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.

5. Prowadzący działalność określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).

6. Prowadzący działalność informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.

7. Prowadzący działalność informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.

8. Prowadzący działalność informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).

9. Prowadzący działalność informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.

10. Prowadzący działalność bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.

§ 11

Prawa osób trzecich

1. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Prowadzący działalność wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste itp.), Prowadzący działalność może zwrócić się do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.

2. Prowadzący działalność informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.

3. Prowadzący działalność informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.

4. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Prowadzący działalność informuje ja, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Prowadzący działalność nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.

5. Na żądanie Prowadzący działalność wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych.

6. Prowadzący działalność dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Prowadzący działalność ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Prowadzący działalność informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

7. Prowadzący działalność uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Prowadzący działalność ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. Prowadzący działalność nie musi przetwarzać danych, które są mu zbędne). Prowadzący działalność może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez niego procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.

8. Na żądanie osoby, Prowadzący działalność usuwa dane, gdy:

  1. dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych celach,
  2. zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
  3. osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
  4. dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
  5. konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
  6. żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku (np. profil dziecka na portalu społecznościowym, udział w konkursie na stronie internetowej).

9. Prowadzący działalność określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.

10. Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Prowadzący działalność, podejmuje on rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów, którzy je przetwarzają, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.

11. W przypadku usunięcia danych Prowadzący działalność informuje osobę o odbiorcach danych, na jej żądanie.

12. Prowadzący działalność dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:

  1. kwestionuje ona prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
  2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
  3. Prowadzący działalność nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
  4. osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Prowadzącego działalność zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

13. W trakcie ograniczenia przetwarzania Prowadzący działalność przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.

14. Prowadzący działalność informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.

15. W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Prowadzący działalność informuje osobę o odbiorcach danych, na jej żądanie.

16. Na żądanie osoby Prowadzący działalność wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Prowadzącemu działalność, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej, w systemach informatycznych Prowadzącego działalność.

17. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Prowadzącego działalność w oparciu o jego uzasadniony interes lub o powierzone mu zadanie w interesie publicznym, Prowadzący działalność uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po jego stronie ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń

18. Jeżeli Prowadzący działalność prowadzi badania naukowe, historyczne lub przetwarza dane w celach statystycznych, osoba może wnieść umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem takiego przetwarzania. Prowadzący działalność uwzględni taki sprzeciw, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.

19. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Prowadzącego działalność na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), uwzględni on sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.

20. Jeżeli Prowadzący działalność przetwarza dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby, i w konsekwencji podejmuje względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub inaczej istotnie wpływające na osobę, zapewnia on możliwość odwołania się do interwencji i decyzji człowieka po stronie Prowadzącego działalność, chyba że taka automatyczna decyzja (i) jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a Prowadzącym działalność; lub (ii) jest wprost dozwolona przepisami prawa; lub (iii) opiera się o wyraźną zgodę odwołującej osoby.

§ 12

Minimalizacja

1. Prowadzący działalność dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem:

  1. adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania),
  3. czasu przechowywania danych.

2. Prowadzący działalność zweryfikował zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO.

3. Prowadzący działalność dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.

4. Prowadzący działalność przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).

5. Prowadzący działalność stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe).

6. Prowadzący działalność stosuje kontrolę dostępu fizycznego.

7. Prowadzący działalność dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających.

8. Prowadzący działalność dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok. Szczegółowe zasady kontroli dostępu logicznego zawarte są w procedurach bezpieczeństwa informacji Prowadzącego działalność.

9. Prowadzący działalność kontroluje cykl życia danych osobowych, w tym dokonuje weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze.

10. Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów Prowadzącego działalność, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez niego. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, w tym wymogi usuwania danych.

§ 13

Bezpieczeństwo

1. Prowadzący działalność zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania przez niego danych osobowych

2. Prowadzący działalność przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:

  1. Prowadzący działalność zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania − wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych,
  2. Prowadzący działalność kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają,
  3. Prowadzący działalność przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia,
  4. Prowadzący działalność ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym może ustalić jako przydatne i stosować takie środki i podejście jak:
    1. pseudonimizacja,
    2. szyfrowanie danych osobowych,
    3. inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
    4. środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.

3. Prowadzący działalność dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie. W razie takiej potrzeby przyjmie metodykę oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych.

4. Prowadzący działalność stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych.

5. Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa u Prowadzącego działalność i są bliżej opisane w procedurach przez niego przyjętych dla tych obszarów. „Instrukcja zarządzania systemem informatycznym” stanowi załącznik nr 2 do Polityki.

6. Prowadzący działalność stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.

7. Procedura postępowania oraz zarządzanie incydentami naruszenia ochrony danych stanowi Załącznik nr 3 do Polityki – „Procedura postępowania oraz zarządzanie incydentami naruszenia ochrony danych”

§ 14

Podmioty przetwarzające

1. Prowadzący działalność stosuje zasady doboru i weryfikacji przetwarzających dane na jego rzecz w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na nim.

2. Prowadzący działalność przyjął minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych stanowiące Załącznik nr 4 do Polityki – „Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych”.

3. Prowadzący działalność rozlicza przetwarzających z wykorzystania podprzetwarzających, jak też z innych wymagań wynikających z umowy powierzenia danych osobowych.

§ 15

Eksport danych

1. Prowadzący działalność rejestruje w Rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2018 r. = Unia Europejska, Islandia, Lichtenstein i Norwegia).

2. W celu uniknięcia sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych (shadow IT), 1.Prowadzący działalność okresowo weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania równoważne.

§ 16

Procedury nadawania lub zmian uprawnień do przetwarzania danych osobowych

1. Każdy użytkownik systemu przed przystąpieniem do przetwarzania danych osobowych jest zobowiązany zapoznać się z następującymi dokumentami:

  1. ustawą o ochronie danych osobowych
  2. rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1)
  3. niniejszą Polityką Ochrony Danych Osobowych.

2. Zapoznanie się z powyższymi dokumentami użytkownik potwierdza własnoręcznym podpisem na oświadczeniu. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 5.

3. Przetwarzania danych osobowych, w tym jako użytkownik systemu informatycznego może dokonywać jedynie pracownik upoważniony przez administratora danych osobowych. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 6.

4. Pracownik ma prawo do wykonywania tylko tych czynności, do których został upoważniony.

5. Pracownik ponosi wszelką odpowiedzialność za czynności, które podejmuje przy przetwarzaniu danych osobowych.

6. Wszelkie przekroczenia lub próby przekroczenia przyznanych uprawnień, traktowane będą jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

7. Administrator danych osobowych w każdym momencie może cofnąć przyznane pracownikowi uprawnienia. Wzór cofnięcia uprawnień stanowi Załącznik nr 7.

8. Pracownik uprawniony do przetwarzania danych osobowych zobowiązany jest do zachowania ich w poufności oraz dołożenia wszelkich starań, aby te dane osobowe nie zostały przekazane osobom nieuprawnionym. Wzór oświadczenia o zachowaniu w poufności stanowi Załącznik nr 8.

9. Administrator danych osobowych prowadzi rejestr upoważnionych pracowników i ich uprawnień w systemie informatycznym. Wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 9.

§ 17

Projektowanie prywatności

1. Prowadzący działalność zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania.

2. W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez 1.Prowadzącego działalność odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.

§ 18

Postanowienia końcowe

1. Aktualizacja wzorów stanowiących załączniki do Polityki nie wymaga jej zmiany. 1.Prowadzący działalność prowadzi zbiór wzorów będących załącznikami do Polityki, z zaznaczeniem okresu, od którego obowiązują.

2. Integralną część Polityki stanowią:

  1. wzór rejestru czynności przetwarzania danych – załącznik nr 1,
  2. instrukcja zarządzania systemem informatycznym – załącznik nr 2,
  3. procedura postępowania oraz zarządzanie incydentami naruszenia ochrony danych – załącznik nr 3,
  4. wzór umowy powierzenia przetwarzania danych – załącznik nr 4,
  5. wzór oświadczenia o zapoznaniu się z dokumentami – załącznik nr 5,
  6. wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych – załącznik nr 6
  7. wzór cofnięcia uprawnień do przetwarzania danych – załącznik nr 7,
  8. wzór oświadczenia o zachowaniu w poufności – załącznik nr 8,
  9. wzór rejestru upoważnionych pracowników i ich uprawnień w systemie informatycznym – załącznik nr 9.